FLOW: Phương Pháp Quản Lý Tri Thức Linh Hoạt và Toàn Diện cho Obsidian

FLOW là một phương pháp quản lý thông tin linh hoạt và toàn diện trong Obsidian giúp bạn phát triển sáng tạo, hỗ trợ tư duy mạng lưới, và quản lý dự án một cách có hệ thống.

Sep 18, 2024

FLOW: Phương pháp linh hoạt cho quản lý tri thức & cuộc sống cá nhân toàn diện cho Obsidian. Ảnh: Ocean Ripple bởi Matt Hardy từ Unsplash

Trong hành trình phát triển một phương pháp quản lý tri thức cá nhân (PKM), tôi đã thử qua rất nhiều hệ thống phổ biến: từ PARA và CODE để quản lý dự án và phát triển cá nhân, Zettelkasten để cải thiện chất lượng tư duy, và gần nhất là thử Ideaverse (Linking Your Thinking) của Nick Milo để phát triển và liên kết các ý tưởng. Mỗi hệ thống đều có ưu và nhược điểm, nhưng điều tôi nhận ra là không có một hệ thống nào có thể tích hợp toàn diện mọi khía cạnh của cuộc sống—từ việc quản lý công việc, phát triển ý tưởng đến cuộc sống cá nhân và sáng tạo theo cách cá nhân hoá của riêng mình. Và đó là lúc tôi bắt đầu tạo ra FLOW, một phương pháp linh hoạt và toàn diện, nhằm giúp đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống thông qua việc ghi chú sáng tạo. FLOW đáp ứng tốt nhu cầu và tích hợp nhiều năm kinh nghiệm của tôi khi sử dụng Obsidian. Cách tiếp cận này giải quyết các vấn đề tồn đọng tôi gặp phải với các hệ thống PKM ở trên. Tôi hy vọng nó cũng giúp bạn làm được điều tương tự.

Vì Sao FLOW Ra Đời?

FLOW không phải là sự thay thế cho các phương pháp quản lý tri thức khác. Nó ra đời vì tôi cần một hệ thống linh hoạt, không chỉ quản lý thông tin mà còn khuyến khích sáng tạo và phát triển cá nhân. Các hệ thống như Zettelkasten, PARA, CODE, và ACE đều có những điểm mạnh riêng, nhưng tôi cảm thấy chúng hoạt động tốt cho một khía cạnh nhất định mà nó được thiết kế. Tôi xin chia sẻ cảm nhận chủ quan về các phương pháp trên theo trải nghiệm của bản thân để bạn cùng nắm được bối cảnh:

Zettelkasten giúp tôi liên kết các ý tưởng trong nghiên cứu, nhưng lại thiếu tính thực tiễn để theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày hay quản lý dự án. Dù vậy những nguyên tắc về việc tạo ra các ghi chú nguyên tử (atomic notes), liên kết các luồng suy nghĩ với nhau thì không hề lỗi thời dù bạn dùng hệ thống hay phần mềm nào đi nữa.
PARA giúp sắp xếp và phân loại không gian làm việc với file và thư mục một cách ngăn nắp, nhưng lại quá hạn chế về sự linh hoạt khi cần kết nối và liên kết các loại thông tin khác nhau do vậy không khai thác tối đa các khả năng của phần mềm như Obsidian có thể hỗ trợ.
Linking Your Thinking (ACE) là một hệ thống tốt với nhiều hướng dẫn chất lượng từ Nick Milo giúp bạn dễ dàng nắm bắt các cách thức quản lý thông tin và nâng cao chất lượng suy nghĩ của mình khi liên kết các ý tưởng với nhau. Phải nói rằng Obsidian Vault mẫu mà Nick Milo cung cấp rất ấn tượng, trau chuốt, nhưng tôi không nghĩ rằng tôi sẽ bỏ ra nhiều thời gian "trang trí" vault như vậy bởi nó giống việc tôi phải cố gắng gây ấn tượng với một ai đó khác chứ không phải cho bản thân nữa. Qua việc tác giả sử dụng cấu trúc thư mục các ghi chú có thể phải đặt trong nhiều lớp thư mục phân cấp khác nhau, khiến ghi chú bị “ẩn giấu” và khó tiếp cận, buộc phải luôn duy trì việc tổng hợp một MOC (Bản đồ - Maps of Contents) để có bắt gặp trở lại.

Vì vậy, FLOW ra đời với mục tiêu giải quyết những vấn đề cá nhân của tôi, và có thể bạn cũng đang tìm kiếm một hệ thống như thế.

FLOW Giúp Bạn Đạt Được Điều Gì?

FLOW không chỉ là một phương pháp quản lý tri thức, mà là một công cụ giúp bạn đạt được mục tiêu cá nhân và tăng cường sáng tạo. Thay vì phải tách biệt công việc và ý tưởng, FLOW cho phép bạn linh hoạt tích hợp chúng trong một hệ thống duy nhất, xuyên suốt và liền mạch như một dòng chảy (flow). Các yếu tố chính của FLOW bao gồm:

Forge (Xưởng Rèn): Không gian để phát triển và rèn luyện ý tưởng, cho phép bạn tạo bản nháp, thử nghiệm và phát triển dự án sáng tạo liên tục. Kể cả bản thân phương pháp FLOW cũng tuân theo tình thần khuyến khích sáng tạo và đổi mới không ngừng như một dòng chảy (flow).
Library (Thư Viện): Lưu trữ kiến thức có tính chất chắt lọc lâu dài, đã được xử lý hoàn thiện, được sắp xếp theo cấu trúc chặt chẽ giúp bạn dễ dàng truy cập khi cần tham khảo.
Organize (Tổ Chức): Một lớp quản lý hệ thống chuyên biệt gồm các nguyên lý và hướng dẫn cụ thể để sắp xếp các tài nguyên có trong hệ thống luôn sẵn sàng để bạn khám phá và kết nối mỗi khi có ý tưởng và thông tin mới được thu nạp vào bộ não thứ hai của bạn thông qua Obsidian.
Write (Viết): Nơi bạn theo dõi ghi chú hàng ngày, các phản ánh cá nhân và giúp duy trì dòng chảy liên tục của các ý tưởng. Viết chính là quá trình tư duy chất lượng, hình thành các lập luận và trau chuốt ý tưởng của bạn. Viết để truyền đạt ý tưởng của bạn với bên ngoài, khiến việc này yêu cầu bạn suy nghĩ thấu đáo trước và tạo nên nội dung chất lượng.

Mỗi yếu tố trong FLOW được thiết kế để hỗ trợ cả công việc hàng ngày lẫn sáng tạo dài hạn, giúp bạn luôn duy trì sự cân bằng giữa suy nghĩ chiến lược và quản lý thực tiễn.

FLOW Dành Cho Ai?

FLOW phù hợp với những ai đang tìm kiếm một hệ thống:

Linh hoạt: Không cần tuân thủ theo cấu trúc cứng nhắc của các hệ thống khác. Bạn có thể tùy chỉnh và điều chỉnh FLOW theo cách phù hợp với nhịp sống và công việc của mình.
Tích hợp: Không còn phải tách biệt công việc và cuộc sống cá nhân, hoặc sử dụng nhiều hệ thống khác nhau. Với FLOW, bạn có thể quản lý mọi thứ trong một không gian duy nhất hoặc chí ít là duy trì một hệ thống nhất quán cho quản lý công việc và cuộc sống cá nhân dù lưu trữ một số thông tin nhạy cảm riêng biệt khỏi công việc.
Sáng tạo: Nếu bạn là một nhà sáng tạo nội dung, người viết hoặc người làm nghiên cứu, FLOW giúp bạn kết nối các ý tưởng một cách tự do mà vẫn duy trì sự tổ chức chặt chẽ.

Tại Sao FLOW Khác Biệt?

FLOW được thiết kế để giải quyết những vấn đề còn tồn tại của các hệ thống PKM truyền thống. Hãy quay trở lại ví dụ về việc bạn có một kho chứa thông tin khổng lồ. FLOW không chỉ giúp bạn tổ chức mọi thứ một cách khoa học, mà còn cung cấp các công cụ để liên kết và phát triển ý tưởng một cách tự nhiên. Điều này giúp kế thừa những tinh hoa của các phương pháp quản lý khác nhau đồng thời tận dụng các khả năng hiện đại của công cụ như Obsidian trong một hệ thống duy nhất.

Kết Hợp Cấu Trúc Cứng Và Linh Hoạt

Thay vì chỉ tập trung vào một cấu trúc cố định giới hạn bởi các thư mục, FLOW kết hợp giữa cấu trúc cứng (hard structure) và lớp linh hoạt (dynamic layer) để tạo ra sự cân bằng hoàn hảo:

Cấu Trúc Cứng: Các thư mục như Capture, Track, Forge, Blueprint, Exhibit, và Vault giúp bạn dễ dàng phân loại và tổ chức thông tin theo các chức năng cần thiết phục vụ cho Obsidian, từ các ý tưởng sơ khai đến dự án hoàn chỉnh. Việc duy trì cấu trúc thư mục cố định cũng giúp không gian làm việc của bạn tương thích hoàn toàn với các dịch vụ lưu trữ dữ liệu truyền thống như OneDrive, Google Drive, Dropbox, vv hoặc cấu trúc thư mục trên máy tính. Bạn sẽ không cảm thấy choáng ngợp khi trong 1 số tình huống cần mở ghi chú từ hệ thống lưu trữ mà không có sự trợ giúp của Obsidian.
Cấu trúc thư mục trong Obsidian Vault của phương pháp FLOW
Lớp Linh Hoạt: Wikilinks, tags, và metadata giúp bạn liên kết các thông tin với nhau một cách linh hoạt. Bạn có thể dễ dàng nối kết các ý tưởng, theo dõi sự tiến triển của chúng và tận dụng tri thức từ những nguồn khác nhau. Bằng việc sử dụng thông tin “nhúng” trong các ghi chú này, bạn có thể truy vấn, lọc và tổng hợp thông tin dễ dàng với bản thân Obsidian hoặc kết hợp với Dataview plugin.
Lớp thông tin linh hoạt giúp kết nối và hệ thống hoá thông tin cho truy vấn dễ dàng.

Tăng Cường Tư Duy Sáng Tạo Và Tổ Chức Tri Thức

Không giống như Zettelkasten chỉ tập trung vào liên kết ý tưởng nghiên cứu, hay Ideaverse (ACE - Atlas, Calendar, Efforts) chủ yếu khám phá tư duy mạng lưới, FLOW tích hợp khả năng tư duy sáng tạo nhưng vẫn giúp bạn quản lý các dự án thực tế và nhiệm vụ hàng ngày. Điều này giúp bạn không chỉ khám phá và phát triển ý tưởng mà còn đưa chúng vào hành động một cách rõ ràng và có hệ thống.

Giảm Căng Thẳng Và Quá Tải Nhận Thức

Theo Cognitive Load Theory (Lý thuyết Tải Nhận Thức), não bộ của con người chỉ có thể xử lý một lượng thông tin nhất định trong một thời gian ngắn. FLOW giúp bạn giảm căng thẳng bằng cách tổ chức thông tin theo hệ thống dễ quản lý, đồng thời cho phép bạn dễ dàng tìm lại những gì mình cần mà không bị quá tải. Hệ thống này cũng khuyến khích bạn sử dụng một lượng thư mục hợp lý (tối đa 7-9 thư mục trong một cấp) để giảm gánh nặng xử lý thông tin.

Ngoài ra, nghiên cứu từ University of California cho thấy rằng việc liên tục liên kết thông tin không chỉ củng cố trí nhớ mà còn giúp tăng cường khả năng sáng tạo. FLOW hỗ trợ việc này bằng cách khuyến khích bạn liên kết các ghi chú và tích hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.

Quản Lý Cuộc Sống, Cảm Xúc và Công Việc Với FLOW

Hãy tưởng tượng bạn là một người luôn phải đối mặt với khối lượng công việc lớn, trong khi vẫn cần không gian để phát triển các ý tưởng sáng tạo và cân bằng đời sống cá nhân. Ngoài việc quản lý các dự án công việc, bạn cũng cần không gian để ghi lại những suy nghĩ cá nhân, những cảm xúc hay phản ánh về bản thân, nhưng các phương pháp thông thường có thể chỉ tập trung vào hiệu suất và sản phẩm đầu ra.

Trước khi áp dụng FLOW, bạn có thể cảm thấy bị phân tán, không biết cách tổ chức cuộc sống một cách mạch lạc. Công việc thì dồn dập, còn suy nghĩ cá nhân và những cảm xúc quan trọng thường bị bỏ qua hoặc tách biệt khỏi quá trình làm việc.

FLOW giúp bạn giải quyết vấn đề này bằng cách tích hợp cả hai khía cạnh—không chỉ hỗ trợ công việc mà còn giúp bạn theo dõi và cân bằng cảm xúc cá nhân. Với Track, bạn có thể ghi lại nhật ký, suy nghĩ cá nhân hay những phản ánh hàng ngày. Đây không chỉ là việc quản lý công việc mà còn là cơ hội để trò chuyện với bản thân, giúp bạn phát triển bản thân thông qua việc nhìn lại cảm xúc và quá trình suy nghĩ của chính mình.

Khi bạn dùng Forge để phát triển ý tưởng, đồng thời sử dụng Track để ghi nhận cảm xúc và suy ngẫm, bạn sẽ thấy rõ ràng rằng sự sáng tạo không chỉ xuất phát từ công việc mà còn từ sự phát triển cá nhân. Bằng cách kết hợp giữa tư duy sáng tạo và phản ánh nội tâm, bạn sẽ cảm thấy cân bằng hơn và có thể đưa ra những quyết định sáng suốt hơn, không chỉ cho công việc mà còn cho chính bản thân.

Với FLOW, bạn không chỉ quản lý công việc mà còn phát triển bản thân một cách toàn diện. Điều này giúp bạn nâng cao sự sáng tạo, giảm tải áp lực, và đảm bảo rằng mọi khía cạnh của cuộc sống—cả công việc lẫn cảm xúc cá nhân—đều được tổ chức mạch lạc và có ý nghĩa.

FLOW – Phương Pháp PKM Toàn Diện Cho Thời Đại Kỹ Thuật Số

FLOW không chỉ giúp bạn quản lý thông tin một cách hiệu quả mà còn là công cụ phát triển sáng tạo, hỗ trợ bạn tư duy mạng lưới, và quản lý dự án một cách có hệ thống. Với sự kết hợp giữa cấu trúc cứng và lớp linh hoạt, FLOW giúp bạn giảm bớt căng thẳng, tối ưu hóa quá trình sáng tạo và dễ dàng liên kết các ý tưởng, thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.

Hãy tưởng tượng một hệ thống giúp bạn dễ dàng di chuyển giữa các ý tưởng, tổ chức mọi khía cạnh của cuộc sống từ công việc, dự án đến phát triển bản thân. FLOW là giải pháp để bạn không chỉ quản lý tri thức mà còn phát triển toàn diện.